Compliance Management System
Einführung
Bereits im Jahr 2009 wurde im Gerresheimer Konzern ein Compliance Management System (CMS) eingeführt und seitdem kontinuierlich weiter entwickelt und den aktuellen Bedürfnissen sowie Gesetzesnovellierungen angepasst.
Die Schwerpunkte unseres CMS liegen auf folgenden Bereichen:
- Einhaltung der Menschenrechte,
- Vermeidung von kartell- und wettbewerbsrechtlicher Risiken,
- Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche,
- Beachtung der Gesetzte & Richtlinien im Datenschutz und
- Exportkontrolle.
Zu den wesentlichen Elementen des CMS gehören das Gerresheimer Compliance Programm, Präsenzschulungen, webbasierte e-Learning Programme sowie ein Hinweisgebersystem, über das Meldungen auf Wunsch auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.
Compliance Organisation
Das Thema Compliance wird aus dem Bereich Corporate Legal & Compliance mit Sitz im Headquarter in Düsseldorf geführt. Um den Anforderungen von Gesetzgebung und Marktanforderungen gerecht zu werden, wurde ich Jahr 2022 zusätzlich die Position des Head of Compliance geschaffen und personell besetzt. In den einzelnen Gesellschaften der Gerresheimer Gruppe ist eine Person benannt, die für Compliance in dieser Gesellschaft verantwortlich ist. An Standorten mit eigener Rechtsabteilung gibt es ferner einen Compliance Officer. Der Head of Compliance berichtet regelmäßig dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der Gerresheimer AG über den aktuellen Stand aus dem Bereich Compliance. Ferner arbeitet der Head of Compliance eng mit der Internen Revision zusammen, die einzelne Komponenten des CMS auch regelmäßig prüft.
Gerresheimer Compliance Programm
Das Gerresheimer CMS soll unsere Mitarbeitenden dabei unterstützen, Gesetze und Unternehmensrichtlinien richtig anzuwenden und sie somit auch vor Verstößen bewahren. Daher sind alle Richtlinien, Dokumente, Vorlagen, etc. für alle Mitarbeitenden auf der Intranetseite leicht zugänglich. Zu den zur Verfügung stehenden Richtlinien zählen Compliance Organisation, Interne Ermittlungen & Hinweisgeberschutz, Verhalten bei Durchsuchungen, Kartellrecht, Kapitalmarktrecht, etc. Die meisten Richtlinien stehen in 10 Sprachen zur Verfügung, um den Mitarbeitenden weltweit einen einfachen Zugang zu den Informationen zu ermöglichen.
Schulung der Mitarbeitenden
Entsprechend unserer Richtlinie Compliance Organisation führen wir Schulungen sowohl in Präsenz als auch online als e-Learning durch. In den Präsenzschulungen wird den Mitarbeitenden eine Übersicht über das CMS bei Gerresheimer gegeben, und sie bekommen Informationen an die Hand, wo weiterführendes Material gefunden werden kann.
Die e-Learning Module decken die Themen Compliance allgemein, Datenschutz, Schutz vor Korruption, Betrug vorbeugen, Fairer Wettbewerb und Verantwortung beim Export ab. Alle Module stehen in 10 Sprachen zur Verfügung.
Entgegennahme von Hinweisen und Hinweisgeberschutz
Ein weiterer wichtiger Baustein des CMS ist unser Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen und zum Schutz von Hinweisgebern.
Die Details der Möglichkeiten uns Hinweise zu übermitteln (Meldewege), wie wir solche bearbeiten und wie wir Hinweisgeber schützen haben wir in einer Verfahrensordnung festgelegt. Diese können in zahlreichen Sprachen heruntergeladen werden.
Zu unseren Verfahren zur Entgegennahme von Hinweisen gehört das elektronische Hinweisgebersystem. Es ermöglicht über das Internet weltweit und rund um die Uhr einen direkten Dialog mit dem Head of Compliance. Dabei entscheidet der Hinweisgeber selbst, ob er anonym bleiben möchte. Um den Zugang so einfach wie möglich zu gestalten, ist das Hinweisgebersystem in allen für die Gerresheimer Gruppe relevanten Sprachen nutzbar.
Exportkontrolle
Um jederzeit auf dem aktuelle Stand bezüglich möglicher Sanktionen zu sein, nutzen wir eine Lizenz eines spezialisierten Dienstleisters. Auf diese Weise werden die relevanten Datenbanken unseres ERP-Systems fortlaufend mit Blick auf aktuelle direkte Sanktionsmaßnahmen der EU, der USA sowie diverser internationaler Sanktionsregime überprüft. Dieses System ist innerhalb der Gerresheimer Gruppe weltweit im Einsatz.