Compliance Management System

Für den Erfolg des Gerresheimer Konzerns ist es unerlässlich, dass alle Unternehmen innerhalb der Gruppe nach wirtschaftsethischen Grundsätzen verantwortungsvoll und im Einklang mit den Gesetzen und Regeln des fairen Wettbewerbs geführt werden.

Das Gerresheimer Compliance Management System (CMS) wurde im Jahre 2009 eingeführt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Von Anfang an lag der Schwerpunkt von Compliance auf den Themen Korruptionsbekämpfung sowie der Einhaltung wettbewerbsrechtlicher und kapitalmarktrechtlicher Vorschriften. Denn insbesondere Verstöße in diesen Bereichen können zu erheblichen Schäden führen, die es unter allen Umständen zu vermeiden gilt. Selbstverständlich beachtet Gerresheimer ein mit den Regeln der Compliance abgestimmtes Verhalten auch in allen anderen Bereichen.

Zu den wesentlichen Elementen des CMS gehören das Gerresheimer Compliance Programm, Präsenzschulungen, webbasierte E-Learning Programme sowie ein Hinweisgebersystem, über das Meldungen auf Wunsch auch in anonymisierter Form abgegeben werden können. 

Die Wahrnehmung der Leitungsfunktion im Bereich Compliance ist Aufgabe des gesamten Vorstands der Gerresheimer AG. Eine besondere Compliance Zuständigkeit innerhalb des Vorstands wird durch den Vorstandsvorsitzenden wahrgenommen.

Dessen Zuständigkeit umfasst insbesondere die Vorbereitung der Beschlüsse des Vorstands in Bezug auf Compliance Fragen, die Entscheidungen über Maßnahmen zur Aufklärung und Ahndung von Compliance Verstößen, die Berichterstattung über Compliance Fälle und getroffene Maßnahmen sowie die Fortentwicklung der Compliance Richtlinien an den Vorstand sowie den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats und die fachliche Leitung des Compliance Beauftragten.

Die Funktion des durch den Vorstand eingesetzten Compliance Beauftragten wird durch den General Counsel wahrgenommen. Der Compliance Beauftragte hat die organisatorische Verantwortung für die Implementierung und Aktualisierung der durch den Vorstand erlassenen Richtlinien sowie die Durchführung von Schulungsmaßnahmen und dient als Anlaufstelle für Fragen und Anregungen zum Gerresheimer Compliance Programm sowie für Mitteilungen über etwaige Verstöße gegen die Compliance Regelungen. Der Compliance Beauftragte führt auf Weisung des Vorstandsvorsitzenden Aufklärungs- und Disziplinarmaßnahmen im Falle von Verstößen aus.

In jeder Gesellschaft der Gerresheimer Gruppe ist eine Person benannt, die für Compliance in dieser Gesellschaft verantwortlich ist. Dieser Person obliegt die Überwachung der Compliance und, in Absprache mit dem Compliance Beauftragten, die Durchführung von Compliance Schulungen in dieser Gesellschaft.

Das Gerresheimer Compliance Programm soll unsere Mitarbeiter dabei unterstützen, Gesetze und Unternehmensrichtlinien richtig anzuwenden, und sie dabei vor Verstößen bewahren. Zu allen drei für das Gerresheimer Compliance Programm ausgewählten Schwerpunkten (Korruptionsbekäm-pfung, Kartellrecht, Kapitalmarktrecht) bestehen bindende Richtlinien mit ergänzenden Merkblättern zur Konkretisierung dieser Richtlinien. Verstöße in allen genannten Bereichen werden nicht toleriert.

Konkret besteht das Gerresheimer Compliance Programm aus folgenden Elementen:

• Mission Statement
• Konzernrichtlinie Compliance Organisation
• Konzernrichtlinie zur Korruptionsbekämpfung
• Konzernrichtlinie zur Einschaltung von Beratern und Vermittlern
• Konzernrichtlinie zur Einhaltung von Kartellvorschriften
• Konzernrichtlinie zum Insiderrecht
• Merkblatt zur Konzernrichtlinie Korruptionsbekämpfung
• Merkblatt zur Einhaltung von Kartellvorschriften
• Merkblatt zum Verhalten bei behördlichen Durchsuchungen
• Merkblatt zu Directors' Dealings (Insiderrichtlinie)
• Merkblatt zu den Folgen von Compliance Verstößen
   

Das Gerresheimer Compliance Programm ist für alle Mitarbeiter auf der Intranetseite zugänglich.

Zur erstmaligen Vorstellung des Gerresheimer Compliance Programms werden bei allen Unternehmen der Gerresheimer Gruppe Präsenzschulungen durchgeführt. Zur Teilnahme an diesen Präsenzschulungen verpflichtet sind alle Geschäftsführer, Leitende Angestellte, Vertriebs- und Einkaufsmitarbeiter sowie, in Abstimmung mit den örtlichen Geschäftsführern, sonstige Mitarbeiter, die mit Korruptions- oder Kartellsachverhalten in Berührung kommen können. Dies stellt sicher, dass die vom Vorstand verabschiedeten Richtlinien von den Mitarbeitern wahrgenommen und in ihrer täglichen Arbeit umgesetzt werden können.

Die Präsenzschulungen werden in Deutschland vom Compliance Beauftragten oder einem seiner Mitarbeiter und im Ausland durch lokale Anwälte durchgeführt.

Die elektronischen Schulungsprogramme sind als Ergänzung zu den Präsenzschulungen gedacht, um die Inhalte des Gerresheimer Compliance Programms in unregelmäßigen Abständen wieder in Erinnerung zu rufen. Unsere Mitarbeiter müssen diese Schulungsprogramme absolvieren, wobei sie die Schulung an ihrem Arbeitsplatz in ihren Arbeitsalltag integrieren und dort erledigen können. Derzeit bestehen Schulungsprogramme zu den Schwerpunktthemen Korruptionsbekämpfung und Kartellrecht.

Diese Schulungsprogramme stehen in verschiedenen Sprachen den auch für die Präsenzschulungen ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung. 

Ein weiterer wichtiger Baustein des CMS ist unser Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen und zum Schutz von Hinweisgebern.

Die Details der Möglichkeiten uns Hinweise zu übermitteln (Meldewege), wie wir solche bearbeiten und wie wir Hinweisgeber schützen haben wir in einer Verfahrensordnung festgelegt. Diese können in zahlreichen Sprachen heruntergeladen werden.

Zu unseren Verfahren zur Entgegennahme von Hinweisen gehört das elektronische Hinweisgebersystem. Es ermöglicht über das Internet weltweit und rund um die Uhr einen direkten Dialog mit dem Compliance Beauftragten. Dabei entscheidet der Hinweisgeber selbst, ob er anonym bleiben möchte. Um den Zugang so einfach wie möglich zu gestalten, ist das Hinweisgebersystem in allen für die Gerresheimer Gruppe relevanten Sprachen nutzbar.