Bereits 2009 wurde in unserer Gruppe ein Compliance Management System (CMS) eingeführt, das seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und an aktuelle Anforderungen und Gesetzesänderungen angepasst wird.
Unser CMS konzentriert sich auf die folgenden Bereiche:
Respektierung der Menschenrechte,
Vermeidung von kartell- und wettbewerbsrechtlichen Risiken,
Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche,
Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -richtlinien und
Exportkontrolle.
Zu den wichtigsten Elementen des CMS gehören unser Compliance-Programm, Präsenzschulungen, webbasierte E-Learning-Programme und ein Hinweisgebersystem, über das auf Wunsch auch Meldungen in anonymisierter Form eingereicht werden können.
Organisation zur Einhaltung der Vorschriften
Compliance wird von der Abteilung Corporate Legal & Compliance am Hauptsitz in Düsseldorf gesteuert. Um den Anforderungen der Gesetzgebung und den Marktanforderungen gerecht zu werden, wurde 2022 die Position des Head of Compliance geschaffen und besetzt. Jedes Unternehmen unserer Gruppe hat eine Person benannt, die für Compliance im jeweiligen Unternehmen verantwortlich ist. Auch an Standorten mit eigener Rechtsabteilung gibt es einen Compliance-Beauftragten. Der Head of Compliance berichtet dem Prüfungsausschuss unseres Aufsichtsrats regelmäßig über den aktuellen Stand der Compliance. Der Leiter Compliance arbeitet zudem eng mit der Internen Revision zusammen, die ebenfalls regelmäßig einzelne Komponenten des CMS prüft.
Gerresheimer Compliance-Programm
Unser CMS soll unsere Mitarbeiter bei der korrekten Anwendung von Gesetzen und Unternehmensrichtlinien unterstützen und sie so vor Verstößen schützen. Alle Richtlinien, Dokumente, Vorlagen, etc. sind daher für alle Mitarbeiter auf der Intranetseite leicht zugänglich. Die verfügbaren Richtlinien umfassen die Bereiche Compliance-Organisation, Interne Ermittlungen & Whistleblower-Schutz, Verhalten bei Durchsuchungen, Kartellrecht, Kapitalmarktrecht, etc. Die meisten Leitlinien sind in 10 Sprachen verfügbar, um den Mitarbeitern weltweit einen einfachen Zugang zu den Informationen zu ermöglichen.
Mitarbeiter Training
In Übereinstimmung mit unserer Compliance-Organisationsrichtlinie führen wir Schulungen sowohl persönlich als auch online als E-Learning durch. In den Präsenzschulungen erhalten die Mitarbeiter einen Überblick über unser CMS und erfahren, wo sie weiteres Material finden.
Die E-Learning-Module behandeln die Themen Compliance allgemein, Datenschutz, Korruptionsschutz, Betrugsprävention, fairer Wettbewerb und Verantwortung im Export. Alle Module sind in 10 Sprachen verfügbar.
Erhalt von Informationen und Schutz von Whistleblowern
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des CMS ist unser Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen und zum Schutz von Hinweisgebern.
Welche Möglichkeiten es gibt, uns Informationen zukommen zu lassen (Meldewege), wie wir solche Informationen bearbeiten und wie wir Hinweisgeber schützen, haben wir in einer Geschäftsordnung festgelegt. Diese kann in zahlreichen Sprachen heruntergeladen werden.
Zu unseren Verfahren zur Entgegennahme von Hinweisen gehört das elektronische Hinweisgebersystem. Es ermöglicht weltweit und rund um die Uhr einen direkten Dialog mit dem Leiter der Compliance-Abteilung über das Internet. Die Hinweisgeber entscheiden selbst, ob sie anonym bleiben wollen. Um den Zugang so einfach wie möglich zu gestalten, kann das Hinweisgebersystem in allen Sprachen genutzt werden, die für die
Export Kontrolle
Mit einer Lizenz eines spezialisierten Dienstleisters stellen wir sicher, dass wir in Bezug auf mögliche Sanktionen immer auf dem neuesten Stand sind. So werden die relevanten Datenbanken unseres ERP-Systems laufend im Hinblick auf aktuelle direkte Sanktionsmaßnahmen der EU, der USA und verschiedener internationaler Sanktionsregime überprüft. Dieses System wird weltweit in unserer Gruppe eingesetzt.